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Excesso de e-mails

Choveram e-mails, perdeu-se o controle, um mapa mental resolveu

Por Virgílio Vasconcelos Vilela

Desenvolvedor do EasyMapper - Editor e webmaster dos sites www.MapasMentais.com.br, www.MindMapShop.com.br, www.Possibilidades.com.br - Autor do e-livro Modelos e Métodos para Usar Mapas Mentais.

Contato: virgiliovv@uol.com.br

O problema

O granulador de minério em funcionamento

Meu cunhado americano, David Arana, consultor de mineração, inventou e patenteou um revolucionário sistema de granulação de minério chamado HEPS System (www.heps.com.br). Há alguns anos, o sistema foi divulgado na internet e despertou muito interesse da comunidade de mineração, tanto que ele e um parceiro canadense ficaram sobrecarregados por uma montanha de e-mails. De fato, perderam o controle da coisa.

A solução

Propus ao meu cunhado dar um jeito na situação. Ele me enviou os e-mails e percorri-os um a um, selecionando as informações relevantes e elaborando em software um mapa mental. O software foi o InteliMap, que eu vinha desenvolvendo na época. O mapa mental era estruturado primariamente por empresa, contendo também um sumário do que tinha ocorrido, informações para contato e pendências.

O mapa mental foi entregue em inglês e em vários formatos, adequados a cada necessidade: um arquivo com o mapa mental completo para consulta em tela, um arquivo diagramado para A4 em PDF e ainda uma versão completa em papel, montada a partir de impressão em múltiplas páginas.

David apreciou o resultado, tendo afirmado: "O mapa mental que você fez é muito impressionante e útil. Que grande recurso para se organizar eventos, comentários, históricos e outros acontecimentos. Estamos muito felizes de tê-lo."

Desdobramentos

David se interessou em elaborar seus próprios mapas mentais e passou a usar o InteliMap. Quando foi a Salt Lake City para um serviço na Kennecott, segunda maior mineradora de cobre dos EUA, usou mapas mentais nas reuniões de planejamento da parada de um forno, muito complexa e que ainda envolve a coordenação de vários terceirizados. A duração das reuniões caiu significativamente, e o programa, que já tinha versão em inglês, chamou a atenção da empresa, que acabou adquirindo 10 licenças. Também nos pareceu significativo que, alguns meses depois, adquiriram mais 7.

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